1、前期的籌備。 確定會議主題、安排議事日程、確定參會人選。明確會務組成員并予以具體分工、落實責任。

2、根據會議層次及預算，考察會議場所及其配套餐飲、住宿、 外部環境等，以選擇**場所。 人員、會議主要內容、參會要求等。如代表是否發言、著工裝。

3、會議通知一定要落實到人。

4、會議議程安排有參會代表發言的，應提前召集所有發言人開 該寫什么、什么時間上報稿子、審核等事項。

5、準備會議需要的文件資料。

6、準備講話稿件，多位講話的注意內容區分層次避免 重復。

7、準備會議須知、會議日程表、會場、聚餐、座次表、參會人 員信息表和其他相關輔助文件資料。

8、所有會務資料應嚴格審核后印制并裝訂成冊。注意內頁裝訂 順序。

9、按照參會人數準備文件袋、筆、記錄本或禮物、會議餐劵等， 并與會前安排妥當。

10、結合會場主席臺寬度等確定并制作會議現場條幅文字，會議 的主題等。大約提前3-5 天制作好，橫幅文字大小要適中，一般 為紅底白字。

11、制作 PPT 或音樂、MV 等宣傳資料，用于會前空閑時間及中 場休息時間循環播放;

12、提前制作獎牌、獎狀。會議開始前送達會議現場。會議需合 影的應提前聯絡攝影師、確 定合影場所、安排確認前排座次。 有安排會議聚餐的應 定聚餐菜單。

二、會場的布置及接待。

1、懸掛會場橫幅

2、主席臺的安排（幾個人，座次怎樣安排，有桌簽的需提前擺 放好。主席臺有臺花的，也需提前購買、布置到位，會議期間注 意噴水保養。）

3、會場椅子、凳子是否夠用，怎樣安排。注意會場衛生、溫度、 通風、外部噪聲等環境。

4、給與會主席臺代表的資料提前送到或擺放到桌子的相應位置。

5、測試話筒、音響、LED 屏幕、電腦、空調、照明、攝像機、 照相機等設備是否能正常使用

6、張貼會場路線引導、指示標志。會場入口處可安排服務人員 引導。

7、舉行頒獎儀式的，獎牌獎狀要提前送至主席臺。注意安排領 獎人員上臺路線和現場拍照。

8、要有專人在入口處接待、登記、發放會議資料等。

9，明確專人聯系接送、接待上級公司、本公司和外部 特邀嘉賓參會。含安排車輛、路線、住宿、用餐等。

10、會議期間應安排人員在會場值班。

三、會議的過程。

1、會議主持人要隨時掌握現場進展，必要時予以調整。

2、會場服務人員具體要求。（1 著裝得體。2 動作要輕、慢、柔、 避免快、重。如女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響。 注意禮貌。

3、主持人要避免走動（如有特急的事情，可以通過 寫紙條的形式來傳遞）。 會議錄像或照相專人負責。會議記錄專人負責。6安排專人在 會議開始前巡查會場及時發現并整改存在的問題 其他注意事項（如安排會議旅游、辦理返程車票等）。

四、會議結束后續工作

1、協調延時退房、用餐等問題。

2、清理會議現場，檢查有無**物品、資料等。

3、辦理會議結算、報銷事項。

4、總結、反饋辦會經驗和不足。